Данная Конвенция отменяет легализацию официальных иностранных документов, которая осуществлялась до её введения и заменяет ее формальной процедурой проставления «апостиля».

 

Апостилирование осуществляется в соответствии Правилами оказания государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных органов, а также нотариусов Республики Казахстан» 

       

Конвенция не распространяется на:

- документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

- административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции. 

Действие Гаагской конвенции распространяется на документы об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам и др.

Министерство юстиции и его территориальные органы не вправе проставлять апостиль на официальных документах, исходящих из других органов, за исключением документов, исходящих из госорганов и медучреждений, не уполномоченных на проставление апостиля.

Для получения бумажного апостилированного документа необходимо обратиться в Центры обслуживания населения НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» и предоставить:

1) заявление на проставление апостиля по форме согласно приложению 2 к Правилам;

2) удостоверение личности, либо электронный документ из сервиса цифровых документов (для идентификации);

3) документ, подлежащий апостилированию (документы принимаются для проставления апостиля как в подлинниках, так и в нотариально засвидетельствованных копиях);

4) документ, подтверждающий уплату в бюджет государственной пошлины;

5) нотариально удостоверенная доверенность, в случае обращения представителя услугополучателя (физического лица);

доверенность от имени юридического лица выданная за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепленная печатью этой организации (при наличии) при обращении представителя юридического лица;

Доверенности, выданные или засвидетельствованные компетентным учреждением иностранного государства либо специально на то уполномоченным лицом, в пределах его компетенции и по установленной форме скрепленные гербовой печатью иностранного государства, принимаются только после прохождения процедуры специального удостоверения (легализации либо апостилирования) (для идентификации с копией);

6) образец подписи и оттиска печати выданных документов другими государственными органами.

Документы, представляемые на проставление апостиля, должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, представленных на проставление апостиля, должны быть отчетливыми. Если документ имеет поправки и (или) приписки, они должны быть оговорены лицом, подписавшим документ. Указанные приписки и (или) поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде.

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на государственном языке государства, проставившего апостиль. 

 

Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных документов, совершенной в городе Гааге 5 октября 1961 года, предусмотрена форма штампа апостиля в виде квадрата размером 9*9 см.  

В век информационных технологий, для удобства граждан автоматизирована государственная услуга «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных органов, а также нотариусов Республики Казахстан». 

Упрощен бизнес-процесс оказания государственной услуги.

В рамках сервисного программного продукта Е-Апостиль осуществляется прием заявлений на получение электронного апостиля, обработка электронных заявлений и формирование электронного апостиля, что дает возможность обращаться заявителям за пределами Республики Казахстан в режиме онлайн.  

 

Для получения государственной услуги необходимо иметь электронную цифровую подпись.

 

Подача гражданами электронного заявления, подписанного ЭЦП и результата оказания электронной государственной услуги осуществляется через веб-портал «электронного правительства» .

 

Далее, электронное заявление с приложенными отсканированными   документами (в файлеPDF) фиксируется в системе СПП Е-Апостиль. Прием, обработка, проверка поступивших документов и  выдача готовых документов осуществляется в режиме онлайн сотрудником уполномоченного органа. 

Должностное лицо уполномоченного органа посредством информационной системы Е-Апостиль на электронном документе, подлежащем апостилированию формирует электронный апостиль и направляет подписанный ЭЦП уполномоченного лица результат оказания государственной услуги в «личный кабинет» заявителя на ПЭП.

 

Результат электронного апостиля формируется в электронном формате, в виде файла PDF в котором содержится апостиль вместе со сканированной копией официального документа, подписанный ЭЦП должностного лица уполномоченного государственного органа или лица его заменяющего.

Электронный апостиль выдается через ПЭП путем скачивания апостиля с применением защитного кода(код безопасности и код заявки), переданного уполномоченным государственным органом при подаче заявления.

Уполномоченный орган иностранного государства в указанном электронном адресе осуществляет проверку официального документа со штампом электронного апостиля путем введения двух защитных кодов (код безопасности и заявки).

Данная автоматизированная процедура апостилирования дает возможность гражданам получать государственную услугу полностью в онлайн режиме.

 

Основным преимуществом электронного апостилирования является сокращение расходов и времени на выдачу и установление подлинности апостиля, облегчение доступа к службам апостиля, повышение защиты от мошенничества, уменьшение нагрузки компетентных органов, минимизация риска потери документов, облегчение доступа населения к государственным услугам и облегчение ведения статистики. 

 

Таким образом, электронный апостиль вводит быструю, безопасную и безбумажную процедуру для выдачи, записи и проверки апостиля. 

Отдел регистрации некоммерческих организаций и контроля в сфере регистрационной службы Департамента юстиции Жамбылской области