Обеспечить сохранность документов

Одними из наиболее важных направлений в организации работы архива суда являются учет, выдача и хранение дел

Порядок хранения архивных документов регламентируется Поста-новлением Правительства РК от 20 сентября 2018 года. 

Внешний интерес к архивным материалам представлен запросами других судов, органов предварительного следствия, прокуратуры, адвокатуры, бывших участников судебных процессов.

Ежедневно в архив суда поступают запросы от граждан, организаций и должностных лиц о предоставлении информации, хранящейся в архиве. Организация ответов на них составляет значительную долю архивной работы. Справочная работа - это дея-тельность специалиста суда, направленная на изготовление трех видов справочных архивных документов: справок, выписок и копий.

Поступление запроса в архив суда вызвано потребностью в тех или иных сведениях. Поэтому приуменьшать роль человеческого фактора, как показывает практика, не стоит. Часто от оперативной и грамотной работы ответственного за архив в суде зависит многое. Для своевременного исполнения и выполнения функциональных обязанностей важен порядок хранения архивных документов. Обеспечение сохранности архивных документов - это комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий хранения, соблюдению нормативных режимов хранения и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хище-ние и утерю и обеспечивающих поддержание документов в нормальном физическом состоянии.

Нормативные условия хранения архивных документов должны обеспечиваться созданием оптимальных (нормативных) условий противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании суда и помещениях архива, а также с применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, другое). Архив изолируется от остальных кабинетов и помещений здания суда. На окнах цокольных этажей и подвальных архивных помещений устанавливаются откидные металлические решетки.

Архив, если в нем не работают сотрудники, закрывается на ключ. Ключи от архива в рабочее время находятся у специалиста данного отдела, доступ имеют заведующий канцелярией суда и сотрудники архива.

Организованная работа, своевременный и квалифицированный от-бор дел для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив суда и их надлежащее хранение важны для деятельности архива и суда.

Таким образом, качественная работа архивов напрямую зависит от сохранности документов. А важный показатель работы суда - это уровень работы сотрудников, в том числе и архива.

Ж. АУБАКИРОВА, ведующий специалист Шуского районного суда