Подготовка исполненных документов к архивному хранению является завершающим этапом делопроизводства в суде. Документы, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. 

В каждом суде существует архив, отражающий историю работы суда и всего делопроизводства. Он оборудован необходимым оборудованием и специальным помещением (помещениями). 

Назначение архива СМЭС – прием, хранение, сохранность, учет, упорядочение и использование гражданских дел и материалов судопроизводства, а также подготовка документов к передаче на временный или постоянный срок хранения. 

Архив суда осуществляет свою деятельность во главе с председателем суда и заведующим канцелярией, а непосредственно работу ведут государственные служащие суда. 

 

Кроме того, архив организует выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, контролирует правильность оформления, формирования дел в соответствии с номенклатурой, сохранность и физическое состояние дел. 

 

Выдача дел из архива производится по заявке судей и работников суда под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование с разрешения председателя суда. 

 

Архивом также исполняется выдача копий документов из гражданских дел. Копии материалов дела выдаются лицам, участвующим в деле, и производится по их письменному заявлению с разрешения судьи или председателя суда. К заявлению  обязательно должны прилагаться документы, подтверждающие, что лицо имеет соответствующее право и отношение к делу.