Какие вопросы решает отдел кадров? 

• Работа с персоналом: поиск, наем, увольнение, переводы внутри компании.

• Работа с внутренними документами: отчеты, учет рабочего времени, составление личных дел сотрудников, выдача справок и больничных листов.

• Расчет и начисление заработной платы.

• Работа с внешними документами (налоговая документация).

• Прием и обработка заявлений.

Если в государственном учреждении  больше 100 человек, то автоматизация кадрового делопроизводства совершенно необходима. 

Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешенные проблемы накапливаются. 

При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки. Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учете рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Все это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов. 

«Чистота» документации и всего предприятия в целом в глазах государственных органов – одна из важнейших целей кадрового администрирования и проведения автоматизации. 

Вторая, не менее важная, цель – повысить эффективность работы отдела кадров, от которой напрямую зависит эффективность предприятия в целом. 

Одна из основных сложностей при внедрении автоматизации кадрового учета связана с тем, что автоматизация кадрового учета часто подразумевает иной подход к кадровой работе в целом и к отдельным процессам в частности. Чтобы получить желаемый результат, полезно принять во внимание следующее. 

Количество согласующих лиц

В идеале их должно быть как можно меньше. Если сотрудник обращается в кадровый отдел, то происходит контакт «сотрудник – работник отдела кадров». В особых случаях может потребоваться согласование с начальником кадрового отдела либо с руководителем всего предприятия (или подразделения). 

Но чем больше в эту цепочку внедряется разных руководителей и заместителей, тем сложнее и дольше становится путь решения каждой задачи. 

Формирование отчетов по шаблонам позволяет уменьшить затраты времени, при этом шаблоны будут соответствовать требованиям законодательства. Но для этого придется переучить персонал, чтобы все документы формировались единообразно. 

Под разумностью автоматизации понимается необходимость добиться того, чтобы автоматизация кадрового делопроизводства затрагивала только те сферы, которые действительно в ней нуждаются. 

Поставив задачу «автоматизировать все что можно», придется потратить очень много усилий при внедрении, да и впоследствии автоматизация отдельных процессов может не упростить, а усложнить их. 

Особо стоит отметить, что автоматизация делопроизводства отдела кадров неотделима от автоматизации данного отдела в целом, которая также является частью комплексной автоматизации компании. По этой причине есть смысл с самого начала работать «на перспективу»: если идея автоматизации зародилась именно в отделе кадров, то впоследствии ее полезно расширить на всю компанию. Если же другие отделы и бизнес-процессы уже автоматизированы, то автоматизация управления кадрами должна быть с ними интегрирована для достижения лучшего результата.